Manual de Referencia de Documentos en Envíos – UpSys #
Cuando recibes documentos del Servicio de Impuestos Internos (SII) y los asocias a un envío en UpSys, es importante clasificar correctamente las referencias de costos.
Esto asegura que no se dupliquen gastos y que el cálculo de márgenes y costos en bodega sea correcto.
Preámbulo: Configuración de Agentes #
Antes de comenzar, es fundamental configurar correctamente los directorios de agentes (courier y agentes de aduana) en UpSys.
Esto permite que el sistema reconozca automáticamente los costos asociados al IVA de importación y otros gastos.
Cómo configurarlo:
- En el menú principal, ingresa a Directorio.
- Busca el directorio por RUT o por nombre.
- Haz clic en Editar (ícono del lápiz).
- Marca la casilla ¿Es agente? (signo de pregunta en el sistema).
- Guarda los cambios.
De esta manera el sistema sabe que ese directorio es un agente de aduana o courier y activará el reconocimiento automático de los costos asociados.
1. Factura de Agente #
Se utiliza cuando el gasto proviene directamente de un agente de aduanas o intermediario logístico.
Ejemplo: una factura del agente que consolida servicios de importación.
1A. Documentos Pagados por Agente #
Dentro de la factura del agente pueden aparecer cargos correspondientes a servicios de terceros.
UpSys los identifica automáticamente como Documentos Pagados por Agente.
- Tipos de gasto:
- Monto Afecto: cuando el tercero emite una factura afecta.
- Monto Exento: cuando se trata de una factura exenta, boleta, vale de gasto sin DTE u otro comprobante no tributario.
- IVA-GCP (IVA de importación):
- Este gasto siempre debe quedar separado y con etiqueta propia.
- Es fundamental diferenciarlo porque corresponde a un impuesto.
- UpSys lo reporta automáticamente para facilitar la declaración mensual de IVA.
⚠️ Nota: No vuelvas a referenciar estos documentos por separado, ya que al estar incluidos en la factura del agente se produciría duplicidad.
2. Embarcador #
Se utiliza cuando el costo de envío proviene directamente del embarcador (naviera, aerolínea o courier) y recibes la factura de transporte.
Ejemplo: factura de DHL, UPS, Hapag-Lloyd, LATAM Cargo, etc.
3. Otros Documentos #
Aquí puedes asociar cualquier otro documento recibido que quieras referenciar en el envío y que no calce con las categorías anteriores.
Ejemplo: gastos adicionales facturados por proveedores externos al proceso logístico.
4. Factura de Terceros #
Esta referencia corresponde a documentos de proveedores contratados por la agencia y que aparecen reflejados en la Factura del Agente de Aduana.
Es importante marcarlos como Factura de Terceros para evitar duplicidad en los costos, dado que ya están incluidos en el cobro consolidado del agente.
Reporte IVA de Importación #
UpSys cuenta con un reporte específico para controlar mes a mes los montos de IVA de importación.
Acceso al reporte:
- Menú: Contabilidad → IVA Importación.
Funciones principales:
- Revisar todos los directorios configurados como agentes.
- Ver las facturas y documentos asociados a cada agente.
- Confirmar que los parámetros y clasificaciones sean correctos.
- Consultar los montos correspondientes a IVA de importación.
- Ver documentos cargados como DIN o facturas en PDF, si se han subido.
Exportación:
El reporte se puede exportar a PDF, lo que permite compartirlo fácilmente con un contador externo.
El PDF incluye todos los archivos funcionales vinculados, de manera que el receptor externo cuenta con la información completa y ordenada para efectos de declaración tributaria.
👉 Este reporte es clave para tener claridad de los montos que deben ser cargados manualmente en las declaraciones de impuestos, especialmente para el recupero del IVA de importación.
Recomendaciones clave #
- Configura siempre los directorios de agentes en UpSys.
- Usa Factura de Agente para los cobros consolidados del agente.
- Revisa los subpuntos de Documentos Pagados por Agente e IVA-GCP.
- Usa Embarcador para facturas directas de transporte.
- Usa Otros Documentos para costos adicionales.
- Usa Factura de Terceros para servicios incluidos en la factura del agente.
- Revisa cada mes el Reporte IVA de Importación y expórtalo en PDF si necesitas compartirlo con tu contador.
