Módulo de Contabilidad y Tesorería #
1. Descripción general #
La función principal del módulo de Contabilidad es registrar, aplicar y conciliar pagos realizados a documentos tributarios o internos, así como organizar las cuentas de origen (bancarias, virtuales o de caja), controlar rendiciones y mantener la trazabilidad del dinero.
Además, se integra directamente con los módulos de Recursos Humanos (para gastos, rendiciones, anticipos y sueldos) y Documentos Recibidos (DTE) (para gestionar facturas y boletas emitidas por proveedores o el SII), Gastos sin factura, entre otros.
2. Estructura general del módulo #
2.1 Definición de medios de pago #
Antes de registrar movimientos financieros, cada empresa debe definir en UpSys su estructura de medios de pago, es decir, los mecanismos por los cuales realiza o recibe pagos.
Algunos ejemplos comunes son:
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Tarjeta de crédito o débito (Transbank, Mercado Pago, etc.)
- WebPay u otras pasarelas digitales
- Cheque
- Otros medios personalizados según el tipo de negocio
Esta definición es totalmente configurable dentro del sistema y permite adaptar UpSys a la realidad operativa de cada cliente.
Cada medio de pago puede asociarse a una cuenta de origen, que representa la cuenta corriente, caja o servicio desde donde efectivamente se realiza el pago.
2.2 Pagos #
Los pagos representan las transacciones de salida de dinero efectuadas por la empresa, utilizando uno o varios de los medios de pago configurados.
Un pago puede aplicarse a uno o varios documentos, y cada documento puede tener más de un pago parcial.
Los pagos son el vínculo operativo entre:
- Los medios de pago definidos (cómo se paga)
- Los documentos o gastos registrados (qué se paga)
En UpSys, una factura DTE emitida por un proveedor puede recibir distintos tipos de pagos según cómo se haya realizado la transacción:
- Un pago por transferencia bancaria.
- Un pago parcial con tarjeta.
- Una rendición de un trabajador si se pagó con fondos personales (PA)
Cada uno de estos pagos queda asociado a su cuenta de origen y puede ser conciliado posteriormente con los movimientos bancarios importados al sistema.
2.3 Cuentas corrientes y planillas de origen #
Las cuentas corrientes (o planillas de origen) representan las fuentes de dinero de la empresa:
- Cuentas bancarias.
- Cuentas virtuales (WebPay, MercadoPago, Transbank).
- Cajas internas o fondos fijos.
Cada una mantiene un registro de movimientos (ingresos y egresos) y se utiliza para:
- Asociar los pagos a su origen real.
- Controlar saldos disponibles.
- Realizar conciliaciones automáticas o manuales.
Estas planillas son el punto de partida del proceso contable.
Desde ellas se monitorea el flujo de caja y la correspondencia entre pagos ejecutados y movimientos reales.
2.4 Documentos y conceptos que se pagan #
En UpSys se pueden pagar distintos tipos de documentos o conceptos contables, tales como:
- Boletas o vouchers.
- Facturas electrónicas (DTE).
- Órdenes de Compra
- Boletas de honorarios (mediante Gastos sin factura).
- Comprobantes o gastos internos (mediante Gastos sin factura).
- Otros documentos definidos por el usuario.
Estos documentos se registran o se reciben automáticamente (en el caso de los DTE del SII) y quedan pendientes hasta que se les aplica uno o más pagos.
El sistema mantiene la trazabilidad entre cada documento y los pagos aplicados.
2.5 Gastos sin factura #
El módulo de Gastos sin factura permite registrar y respaldar gastos que no generan documentos tributarios electrónicos, por ejemplo:
- Peajes, estacionamientos, viáticos.
- Compras menores o reembolsos.
- Pagos en efectivo de carácter interno.
- Boletas de honorarios
Flujo de trabajo:
- Se suben los comprobantes (PDF, fotos o recibos).
- Se pide categorizar con un medio de pago del sistema o si proviene de RRHH.
- Si el gasto corresponde a un trabajador, se vincula automáticamente con su cuenta interna personal (PD).
- Los gastos quedan disponibles para conciliación contable o para validación en rendiciones.
